Planilha de custos de apoio administrativo, recepção, copeiragem e motorista

1. O que é igual à limpeza e à vigilância

Apoio administrativo, recepção, copeiragem e motorista entram, em regra, no mesmo tipo de contratação da limpeza e da vigilância: serviço contínuo com regime de dedicação exclusiva de mão de obra (Lei 14.133/2021, art. 6º, XVI). A empresa cede os postos e o órgão não manda diretamente nos empregados.

Por isso o modelo de planilha é o mesmo, com os seis módulos do Anexo VII-D da IN 05/2017: remuneração; encargos e benefícios; provisão para rescisão; reposição do profissional ausente; insumos; e custos indiretos, tributos e lucro. Quem já sabe montar a de limpeza não começa do zero.

O que muda está dentro dos módulos: de qual convenção sai o piso, quais adicionais valem, que escala o posto tem e o que entra em insumos.

2. A convenção coletiva é outra

Cada função segue o sindicato e a convenção da sua categoria na base territorial onde o serviço é prestado. O piso do recepcionista não é o do servente, e uma planilha com o piso de limpeza em um posto de apoio administrativo passa por erro ou por sobrepreço.

Em alguns lugares a função está numa convenção própria; em outros, numa convenção mais ampla de serviços terceirizados. Confira no sistema Mediador, do Ministério do Trabalho, a vigência e o texto registrado, e veja qual o edital usou na estimativa. Se a sua empresa se enquadra em outra, junte a justificativa à proposta (o enquadramento em regra segue a atividade preponderante da empresa, CLT, art. 511).

Sobre piso, benefícios e data-base, vale o mesmo raciocínio de qualquer serviço com dedicação exclusiva: o que vem da convenção entra na planilha com a cláusula de origem, e a diferença da convenção nova é tratada na repactuação (Lei 14.133/2021, art. 135).

3. Adicionais: não leve os da limpeza e da vigilância por hábito

Insalubridade e periculosidade dependem da função e do ambiente (CLT, arts. 192 e 193) e, para valer, em geral precisam de laudo ou de previsão em convenção. A periculosidade do vigilante, por exemplo, vem de lei própria e não se aplica ao recepcionista.

• Apoio administrativo e recepção: normalmente sem adicional de insalubridade ou periculosidade. Se o edital ou a convenção prevê algum, ele entra; se não, não entra "por garantia".
• Copeiragem: o adicional depende das atividades do posto descritas no termo de referência (limpeza de sanitários e coleta de lixo, por exemplo, mudam o enquadramento). Leia a descrição do posto antes de decidir.
• Motorista: confira na convenção se há adicional ou regra própria de jornada, diárias e horas de espera.
• Adicional noturno: só quando o posto tem jornada noturna; muda a conta de horas e de pessoas.

Adicional a mais encarece e pode custar o lance; adicional a menos expõe a empresa a passivo trabalhista que o contrato não cobre. O critério é a descrição do posto no edital e o que a convenção garante.

4. Escala e quantidade de pessoas por posto

Posto de apoio administrativo costuma ser de segunda a sexta, em jornada de até 44 horas semanais. Recepção em horário estendido e portaria podem pedir escala 12x36 (CLT, art. 59-A, quando a convenção ou acordo permitir), e isso muda quantos empregados cobrem um posto.

Em todos os casos a cobertura de férias, faltas e licenças entra no Módulo 4 (reposição do profissional ausente): posto que não pode ficar vazio exige um substituto, e o custo dele tem de estar na proposta. Esquecer a reposição é um dos erros que mais aparecem em planilha de serviço de apoio.

Na limpeza, o número de postos muitas vezes sai da produtividade por metro quadrado. Nos serviços de apoio, o edital costuma fixar a quantidade de postos e a jornada de cada um, e a empresa precifica o que foi pedido.

5. Insumos: uniforme, equipamento e, no motorista, o veículo

O Módulo 5 reúne uniformes, materiais, equipamentos e outros insumos. Em apoio e recepção ele é pequeno: uniforme, crachá e, quando o termo de referência pede, equipamento de trabalho. Copeiragem pode incluir utensílios e materiais de copa, conforme o edital.

No motorista, veja primeiro quem fornece o veículo. Se o carro é do órgão, a contratada paga só a mão de obra. Se o edital pede veículo da contratada, o custo de combustível, manutenção, seguro e o valor do próprio veículo entram na proposta e podem pesar mais que o salário. Em muitos editais a locação do veículo é um item separado ou outro contrato; leia o termo de referência para saber onde cada custo deve ficar.

6. Erros que derrubam proposta nesses serviços

• Copiar a planilha de limpeza e trocar só o nome da função, mantendo piso, adicionais e insumos que não são da categoria.
• Usar a convenção errada ou desatualizada, ou de outra base territorial.
• Esquecer o custo de reposição do ausente, ou calculá-lo de forma que não cobre férias e licenças.
• Colocar no motorista o custo do veículo no módulo errado, ou não colocar, quando o edital o exige.
• Linhas sem a cláusula de origem. O pregoeiro pede a diligência e a empresa perde tempo para provar o que já devia estar na planilha.

Em caso de proposta que parece baixa demais, o pregoeiro pode pedir a demonstração de exequibilidade. Vale ter a planilha pronta e coerente com a convenção antes de dar o primeiro lance.

7. Quanto desse mercado existe

Numa amostra de um quarto dos contratos publicados no PNCP entre 21/09/2026 e 20/10/2026, contados por palavras do objeto do contrato, os contratos de apoio administrativo apareceram em quase tanto número quanto os de limpeza (56 contra 61 na amostra). É contagem aproximada, útil como ordem de grandeza e não como estatística oficial.

O Radar Pro acompanha hoje serviços de facilities (limpeza, vigilância, manutenção, climatização e outros). Estas funções de apoio ainda não estão nele. Se você disputa esse tipo de contrato e quer que o Radar passe a acompanhá-lo, ou tem um pregão de apoio, recepção, copeiragem ou motorista para precificar, conte para nós: o pedido de quem disputa é o que define o que entra primeiro.