Como controlar o vencimento de PMOC, AVCB e laudos elétricos em vários contratos

1. O que precisa ter data de vencimento

Em um contrato de facilities, a lista varia por edificação, mas quase sempre começa por estes documentos. Cada um tem origem e dono diferentes, e é por isso que a planilha de vencimentos costuma falhar: ela trata tudo como "um laudo com uma data".

• PMOC (climatização): a Lei 13.589/2018 trata da manutenção dos sistemas de climatização de ambientes de uso público e coletivo e prevê o Plano de Manutenção, Operação e Controle, com responsável técnico habilitado.
• AVCB (em alguns estados, CLCB): o certificado do Corpo de Bombeiros do estado, que atesta as condições de segurança contra incêndio da edificação.
• Laudos e inspeções elétricas: a NR-10 trata da segurança em instalações e serviços em eletricidade, e pede, conforme o caso, o prontuário das instalações elétricas, com as inspeções e laudos.
• SPDA (para-raios): a ABNT NBR 5419 trata da proteção contra descargas atmosféricas, e as inspeções do sistema geram laudo.
• ART ou RRT: a Anotação de Responsabilidade Técnica foi instituída pela Lei 6.496/1977 e identifica quem assinou cada serviço técnico. Laudo sem a ART correspondente é um documento incompleto.

2. A validade não é uma só: quem define o prazo de cada um

O erro mais comum é aplicar "um ano" a tudo. Na prática, cada documento tem uma fonte de prazo:

• AVCB: o Corpo de Bombeiros do estado define a validade e o processo de renovação, e a regra pode mudar conforme o tipo e o risco da edificação. O dado confiável é a data impressa no certificado.
• Laudos elétricos e de SPDA: a periodicidade vem da norma aplicável e do responsável técnico, e costuma estar escrita no próprio laudo.
• PMOC: é um plano contínuo. O que tem data é a vigência do plano, o responsável técnico e cada rotina prevista nele.

Por isso a regra de prazo deve ser cadastrada por local e por documento, e não como uma regra geral do contrato.

3. O registro mínimo: uma linha por documento por edificação

Para controlar vários contratos sem depender da memória de ninguém, o registro precisa dizer, para cada documento de cada edificação:

1. Contrato e edificação a que pertence.
2. Tipo (PMOC, AVCB, laudo elétrico, SPDA, ART e outros).
3. Data de emissão e data de validade, conforme o documento.
4. Responsável técnico e número da ART ou RRT.
5. Responsável interno por providenciar a renovação.
6. Link do arquivo, para quem audita achar a evidência em um clique.
7. Situação: vigente, a vencer, vencido ou em renovação.

Com isso, o painel por contrato e por edificação é só uma leitura do registro. Sem ele, qualquer painel é uma foto desatualizada.

4. Régua de alertas: prática de gestão, não norma

Nenhuma norma manda avisar em 120, 90, 60 ou 30 dias. É uma prática comum, e ela só funciona se a antecedência de cada documento for medida pelo tempo que a renovação leva, e não pela data de vencimento.

• Documentos que dependem de vistoria, projeto ou laudo prévio pedem o primeiro alerta bem antes: o relógio começa quando é preciso contratar quem faz.
• Documentos de renovação simples, como a troca de uma ART, aguentam alerta mais curto.
• O último alerta deve subir de nível: sai do responsável interno e vai para o gestor do contrato, com o que falta para regularizar.

5. Documentos que dependem de outros

Alguns documentos só se renovam quando outros estão em dia. Em geral, a renovação do AVCB pede laudos e comprovações dos sistemas da edificação, e a lista exata é a do Corpo de Bombeiros do estado. Um laudo elétrico vencido pode, assim, travar a renovação de outro documento.

Registre a dependência no cadastro ("depende de") para que o alerta de um documento considere o prazo do outro. Renovar fora de ordem custa tempo, e tempo é o que falta quando a data chega.

6. Em vários contratos: quem responde por quê

Quando a empresa opera muitos contratos, o risco não é a falta de ferramenta, e sim o documento vencido que ninguém viu chegar. Três perguntas resolvem a maior parte:

• De quem é a obrigação de renovar: da contratada, do contratante ou do proprietário do imóvel? Cada contrato diz a sua.
• Quem é a pessoa que recebe o alerta, com nome e substituto para férias e saídas?
• Onde está a evidência de que a renovação foi feita, e não só de que foi pedida?

O controle centralizado do registro evita que cada contrato tenha o seu critério, e deixa o gestor enxergar, em uma tela, o que está a vencer em todos eles.

7. Erros que geram documento vencido

• Prazo único aplicado a todos os documentos e todas as edificações.
• Alerta calculado pela data de vencimento, sem descontar o tempo de contratar laudo, projeto ou vistoria.
• Documento arquivado sem a ART ou a assinatura do responsável técnico, e por isso sem valor de comprovação.
• Controle em planilhas separadas por contrato, sem visão consolidada.
• Registro sem dono: o alerta sai, mas ninguém é o responsável nominal.
• Renovação marcada como feita quando só foi solicitada.

8. Perguntas frequentes

9. Próximo passo: conferir o que foi executado

Ter o documento em dia é metade do trabalho. A outra metade é saber se o serviço previsto no plano foi mesmo feito. Para isso, a auditoria de fichas da Atestra confere a ficha de PMOC, a ronda e o reembolso item a item, e mostra o que está fora do plano. Para ver como funciona sem cadastro, abra a demonstração do Audit.