Roteirizador, FSM ou otimizador de escala: o que perguntar antes de contratar para equipe volante

1. Três ferramentas, três problemas diferentes

Quando alguém pede "um software de roteirização de equipe de manutenção", três coisas diferentes costumam entrar no mesmo pedido:

• Roteirizador: define a ordem das visitas de um dia para gastar menos tempo ou distância. Nasceu para entrega e frota.
• FSM (gestão de serviços em campo) e CMMS: organizam ordens de serviço, aplicativo do técnico, checklist, SLA, evidência e histórico por ativo. É o sistema da execução.
• Otimizador de escala e cronograma: decide quem vai a qual unidade, em quais dias, respeitando habilidade, jornada, deslocamento e a cobertura das preventivas do mês. É o sistema do planejamento.

Cada uma resolve bem um pedaço. O erro de compra é achar que a que você já tem, ou a primeira que apareceu, resolve as outras duas.

2. Por que equipe volante é um caso à parte

A equipe fixa em um posto não precisa de rota. A volante atende várias unidades, e o que decide o resultado do mês é o que acontece entre elas:

• Estrada: quanto do dia vai dentro do carro. Planejar com linha reta, e não com a malha viária, esconde esse custo.
• Jornada e pernoite: uma unidade distante pode pedir noite fora, e a jornada do dia seguinte muda.
• Habilidade: mandar o técnico errado para a unidade certa é visita perdida.
• Janela de mês: preventiva tem mês para ser feita. O que não couber é passivo do contrato.

3. O que perguntar ao fornecedor

1. A habilidade é uma restrição rígida, ou só uma preferência que o sistema pode ignorar?
2. O tempo de deslocamento vem da malha viária, ou é distância em linha reta?
3. Como o sistema trata jornada, feriado e dia sem expediente?
4. Ele sabe quando a equipe precisa pernoitar, e desconta isso da jornada?
5. As preventivas respeitam o mês em que devem ser feitas?
6. O que ele faz quando não cabe tudo? Corta sozinho, ou mostra o que ficou de fora para você decidir?
7. Dá para replanejar a partir do dia em que algo mudou, preservando o que já foi feito?
8. Ele mostra o planejado contra o realizado, com a aderência por equipe?

Não aceite como resposta uma demonstração de mapa com pinos e linhas. Isso é roteirização básica. A pergunta é como cada restrição acima entra no cálculo.

4. O teste com dado real

Peça a prova de conceito com um mês real do seu contrato: as unidades, as equipes e as habilidades de cada uma, os feriados e as preventivas daquele mês. Depois, peça cinco situações:

1. As preventivas do mês cabem na equipe disponível? Se não, quais ficam de fora?
2. O que muda se um técnico faltar uma semana?
3. Onde entra uma corretiva urgente sem derrubar as preventivas?
4. Uma unidade distante: o plano manda a equipe pernoitar, ou volta todo dia?
5. Quanto do dia a equipe passa na estrada, no plano e no realizado?

5. Os indicadores que importam

• Km e tempo de estrada por visita, e a parte do dia dentro do carro.
• Visitas por equipe por dia, ponderadas pela complexidade do serviço, e não só a contagem de ordens.
• Aderência ao plano: visitas concluídas dentro da tolerância em relação ao horário previsto.
• Horas extras e noites fora.
• Preventivas que não couberam no mês.

Medir produtividade só por quantidade de ordens premia o serviço fácil: uma inspeção de quinze minutos conta igual a uma manutenção de quatro horas.

6. Erros de compra mais comuns

• Comprar um FSM esperando que ele otimize a escala.
• Aprovar pela demonstração do mapa, sem testar com o mês real.
• Planejar com distância em linha reta e descobrir a estrada só no campo.
• Não ter regra para o que não cabe: o corte acontece, mas sem ninguém decidir.
• Ignorar habilidade e jornada na hora de montar a escala.
• Não comparar o planejado com o realizado, e por isso não melhorar o plano seguinte.

7. Perguntas frequentes

8. Próximo passo: ver o plano do seu contrato

O Way monta o plano de equipes do contrato pela estrada real, com jornada, pernoite e habilidade, e mostra o que não cabe no mês antes de você assinar. Ele propõe as rotas; você revisa, trava o que não pode mudar e replaneja a partir de qualquer dia. A demonstração mostra o fluxo sem cadastro. Para o controle de documentos do mesmo contrato, veja o guia de vencimento de PMOC, AVCB e laudos elétricos.